Man kann davon ausgehen, dass im deutschsprachigen Raum heutzutage die meisten Bewerbungen online versendet werden. Online heißt: Entweder per E-Mail, per Web-Formular auf der Unternehmenshomepage oder einer eigenen Bewerbungshomepage.
Falls in der Stellenanzeige nicht ausdrücklich eine Bewerbungsmappe in postalischer Form gefordert ist, nutzen Sie diese Werkzeuge bitte auch. Denn schließlich spart es Ihnen Geld (Portokosten, Mappenkosten, Papierkosten), Zeit (um alles ordentlich einzuheften und zur Post zu bringen) und schont die Umwelt. Den Unternehmen spart es alles einzuscannen und wieder zurückzusenden. Zudem haben Sie in Ihren Recruitment-Tools auf Ihren Webseiten oder in Ihrem E-Mail-Eingang einen deutlich besseren Überblick. Oft dürfen die Personaler in Großunternehmen auch Bewerbungen, die nicht über diese Kanäle kommen, gar nicht mehr bearbeiten. Inhaltlich bestehen zwischen einer postalischen und einer Online-Bewerbung keine Unterschiede.
Beachten Sie die Besonderheiten bei einer Onlinebewerbung
Was bei Online Bewerbungen auffällt, ist, dass Sie nicht mit der gleichen Sorgfalt durchgeführt werden wie schriftliche Bewerbungen. Sie können sich nicht vorstellen, wie häufig man Bewerbungen bekommt ohne Anschreiben, nur den (standardmäßigen) Lebenslauf, keine weiteren Zeugnisse, in der falschen Sprache und im E-Mail-Text wimmelt es nur so vor Rechtschreibfehlern. Ganz ehrlich: Wenn nicht gerade für eine Position ein absoluter Notstand herrscht, schauen die meisten Personaler sich diese Bewerbungen überhaupt nicht wirklich an und senden nach 3 Tagen eine genauso lieblose Standardabsage. Wie es in den Wald schallt…
Seien Sie also bitte genau so sorgfältig, als würden Sie eine Bewerbungsmappe versenden. Nichts anderes tun Sie auch, nur digital. Sie müssen sich also ebenfalls an die Grundsätze halten, die wir in meinem Bewerbungshandbuch für die schriftliche Bewerbung entwickelt haben:
A) Vollständigkeit
Falls nicht anders angegeben, sollten Sie auch hier alle wichtigen Unterlagen mitsenden. Manchmal erlauben Bewerbungssysteme nur eine begrenzte Anzahl an Anhängen. Dann wählen Sie entweder die wichtigsten Dateien aus oder bringen mehrere in einer PDF-Datei unter (z. b. alle Zeugnisse). Dies ist gar nicht so schwierig. Wie es geht finden Sie hier.
B) Praktisch und Übersichtlich
Hier geht es wieder darum, sich in die Position des Lesers zu versetzen. Wie würden Sie gerne eine Bewerbung zugesendet bekommen?
Als erstes ist zu nennen, dass Sie bitte keine ZIP oder ähnliche Dateien versenden. Bei Großkonzernen können Personaler solche Dateien häufig gar nicht öffnen, da Sie von den firmeneigenen Firewalls blockiert werden. Sie können auch keine Ausnahmen oder ähnliches machen, da es Konzern-Vorschrift ist und die entsprechenden Programme aus Sicherheitsgründen nicht auf den Computern installiert werden können. Bestenfalls fallen Sie in so einem Fall negativ auf, da der Personaler Sie extra kontaktieren muss um Ihnen mitzuteilen, dass Sie die Unterlagen bitte noch einmal in einem anderen Format senden (falls er es kann und Zugriff auf Ihre Kontaktdaten hat). Das bedeutet für Ihn zusätzlichen Aufwand und den mag niemand gerne. Im schlechtesten Fall betreibt der Personaler diesen Aufwand nicht, kontaktiert Sie nicht und Sie bekommen eine Absage. Bleiben Sie also bei gängigen und garantiert company-policy unstrittigen Programmen wie Word oder am besten PDF.
Word hat den Nachteil, dass die Dateien veränderbar sind und außerdem die Formatierung beim Empfänger anders ankommen kann, als Sie beim Absender abgesendet wurde. Dagegen haben PDF´s mehrere Vorteile. Erstens sind Sie leicht zu erstellen, sie brauchen nur einen PDF Creator. Dieser ist hier gratis verfügbar. Aktuelle Word – Programme haben Ihn bereits als kostenlosen Add-On. Weiterhin sind sie fast nicht veränderbar. Wie unter A bereits angesprochen, können Sie auch recht einfach verschiedene Dateien zu einer einzigen Datei zusammenfassen, falls Sie dies möchten.
Sie haben natürlich auch die Möglichkeit, mehr als eine Datei zu versenden. Beispielsweise Deckblatt und Anschreiben als eine PDF-Datei, den Lebenslauf separat und alle Zeugnisse zusammen als eine dritte PDF-Datei. Falls Sie nicht alles in eine Datei packen möchten, würde ich Ihnen auch empfehlen, es genauso zu machen. Senden Sie nicht jedes Dokument einzeln ab, das kann bei einigen vorhandenen Arbeitszeugnissen durchaus 10 Dateianhänge bedeuten. Wenn diese dann auch noch nicht sehr gut beschriftet sind, kann es für den Personaler schnell unübersichtlich werden.
Dies ist ein weiterer sehr wichtiger Punkt: Benennen Sie Ihre Dateien so, das für den Leser sofort klar wird, was er darin findet. Am besten noch mit einem Hinweis, für wen Sie ist. Also nicht „Datei 3“ oder „CV“, sondern „Arbeitszeugnisse Stefan Dowe“ oder „Lebenslauf Stefan Dowe Firmenname“.
Auch zu groß sollten Sie nicht sein. Bei Bewerbungsportalen können Sie diesen Fehler häufig nicht machen, denn hier ist die Größe der Dateien meistens beschränkt. Das machen die Unternehmen übrigens nicht aus Spaß oder Sadismus, sondern weil Sie in einigen Bewerbungsportalen je nach Größe der möglichen Anhänge Gebühren bezahlen müssen. Beschweren Sie sich also bitte nicht beim Personaler, dass Sie Ihr 6 MB großes Arbeitszeugnis nicht hochladen können und wie doof es doch ist. Er kann es nicht ändern und Sie stehen als Meckertante da. Verkleinern Sie lieber Ihre Dateigröße.
Bei E-Mails sollten sie versuchen, 2-3 MB nicht zu überschreiten. Schließlich kann es sein, dass der Personaler mehrere Hundert Bewerbungen erhält und wenn aufgrund Ihrer Riesenbewerbung sein E-Mail-Postfach überfüllt ist, hilft Ihnen das nicht, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Oder die E-Mail kommt gar nicht an, da das Postfach keine so große Kapazität hat.
Kleiner Hinweis noch: Falls Sie nicht wissen, wie man Dateien bei guter Qualität verkleinert tun Sie eines nicht: Senden Sie riesige Dateien und wenn der Personaler Sie darauf anspricht, sagen, dass Sie nicht wussten, wie Sie die Dateien kleiner bekommen sollen. Privat verstehe ich Ihre nicht sehr starke Technologieaffinität natürlich. Aber mal ehrlich: Wirkt dieses Vorgehen sehr lösungsorientiert? Eher nicht. Stattdessen googeln Sie kurz, wie man das macht. Brauchen Sie in diesem Fall aber auch nicht zu tun, dass nehme ich Ihnen ab. Deswegen sage ich Ihnen: Dateien so verkleinern, dass Ihre Unterlagen trotzdem gute Qualität haben, können Sie mit den Programmen Fileminimizer und Tinypic kostenlos und nach dem herunterladen in Sekundenschnelle.
C) Ordentlichkeit
Klassische Ordentlichkeit ist bei Online-Bewerbungen einfacher einzuhalten, da alles digital ist. Trotzdem sind die oben angesprochenen zerknitterten Dokumente oder Kaffeeflecken natürlich auch auf eingescannten Dokumenten nicht gerade förderlich. Sie müssen auch nicht Anschreiben und Lebenslauf ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen, nur um die Unterschrift zu gewährleisten. Darauf können Sie getrost verzichten und somit eine Quelle für zerknitterte und schlecht gescannte Dokumente ausschließen.
Auf einen Punkt möchte ich für E-Mail Bewerbungen explizit hinweisen: Da es keine Bewerbungsmappe gibt, ist es umso wichtiger, die Bewerbung individuell auf Unternehmen und Position abzustimmen, denn nur damit können Sie sich von der Konkurrenz abheben. Diesen Punkt kann ich nicht stark genug betonen. Falls Sie Standardbewerbungsschreiben aus Mustervorlagen an verschiedene Unternehmen senden, womöglich noch mit dem Namen der anderen Unternehmen im Briefkopf, wird ihre Bewerbung innerhalb von einer Minute aussortiert, garantiert!
Ordentlichkeit bei einer E-Mail-Bewerbung bedeutet vor allem auch Genauigkeit. Benutzen Sie beispielsweise ausschließlich die in der Stellenausschreibung angegebene E-Mail-Adresse. Bei Initiativbewerbungen hingegen sollten Sie probieren, den richtigen Ansprechpartner ausfindig zu machen und es direkt an dessen E-Mail-Adresse senden. Halten Sie sich fern von Info@ oder contact@ Adressen, im Zweifelsfall liest niemand die eingehenden Bewerbungen oder es dauert Wochen bis sie beim richtigen Empfänger ankommen.
Apropos E-Mail-Adresse: Adressen aller HotStallion69@hotmail.com sind selbstredend tabu (und kommen doch immer wieder vor). Legen Sie sich bei einem Gratis – Anbieter eine seriöse E-Mail-Adresse an, die nach Möglichkeit Ihren Namen enthält, z. b. vorname.nachname@web.de. Geben Sie bitte nie Ihre aktuelle Firmen-E-Mail-Adresse an, dass kann sowohl bei Ihrem jetzigem als auch bei Ihrem potenziellen neuen Arbeitgeber zu Irritationen führen.
Beachten Sie zudem den Betreff. Es kann sein, dass Ihre E-Mail weitergeleitet wird, was bedeutet, dass der Betreff in der kompletten internen Kommunikation bei dem Unternehmen gleich bleibt. Sie sollten es den teilnehmenden Personen also einfach machen und die nötigen Informationen in den Betreff schreiben, anstatt einfach nur „Bewerbung“. Zum Beispiel „Bewerbung Hans Wurst Abteilungsleiter Marketing“ – somit weiß jeder sofort, wer der Bewerber ist und um welche Stelle es geht. Schließlich gibt es involvierte Mitarbeiter, die gerade für mehrere Stellen rekrutieren. Falls der Stellenausschreibung eine Identifikationsnummer zugeordnet ist, nehmen Sie diese bitte ebenfalls in den Betreff mit auf.
Ein letzter Hinweis noch: Wenn Sie unsicher sind, wie die Bewerbung wohl ausschaut oder ob sie noch Fehler enthält, senden Sie diese erst einmal an sich selbst. Sie bekommen sofort eine andere Perspektive auf die Bewerbung und die Chance, dass Sie noch Fehler finden, erhöht sich. Weitere Tipps für Bewerbungen finden Sie in meinen E-Books.
